Dobrze przygotowany dokument potrafi skrócić cały proces tłumaczenia nawet o kilka dni. I nie chodzi tu o żadne skomplikowane formalności, tylko o bardzo proste rzeczy, które później robią ogromną różnicę: czy wszystko jest czytelne, czy niczego nie brakuje, czy od razu wiadomo, do czego tłumaczenie ma być potrzebne. W praktyce to właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się drobne błędy, które później wydłużają wycenę, realizację albo odbiór gotowego tłumaczenia. Ktoś wysyła jedno zdjęcie zamiast całego dokumentu, ucina fragment pieczęci, zapomina o odwrocie albo nie dopisuje, czy chodzi o tłumaczenie zwykłe, czy przysięgłe. Sam dokument może być poprawny, ale jeśli materiał do tłumaczenia jest przygotowany niedbale, cały proces od razu robi się mniej sprawny.
Czytelny skan dokumentu to połowa sukcesu
Najlepiej przygotowany dokument do tłumaczenia to po prostu dokument czytelny. Jeśli masz możliwość zrobienia skanu, zwykle będzie to lepsze rozwiązanie niż zdjęcie telefonem, bo skan daje równy obraz, bez cieni, przekrzywień i przypadkowo uciętych krawędzi. Jeżeli jednak robisz zdjęcie, też da się to zrobić dobrze. Dokument powinien leżeć płasko, być sfotografowany na wprost i w dobrym świetle. Bardzo ważne jest to, żeby było widać cały dokument, łącznie z rogami, pieczęciami, podpisami i wszystkimi dopiskami. W tłumaczeniu, zwłaszcza przysięgłym, liczy się nie tylko sam tekst główny, ale również elementy poboczne, które dla klienta czasem wydają się nieważne, a dla urzędu albo instytucji potrafią mieć znaczenie.
Komplet dokumentów przyspiesza wycenę i samo tłumaczenie
Jednym z częstszych problemów nie jest wcale jakość pliku, tylko to, że klient wysyła dokument „na raty”. Najpierw pierwsza strona, potem druga, później okazuje się, że jest jeszcze załącznik albo odwrotna strona z pieczęcią. W praktyce dużo lepiej od razu przygotować cały komplet, nawet jeśli nie ma pewności, czy wszystko będzie tłumaczone. Dzięki temu szybciej można ocenić, co rzeczywiście jest potrzebne, a co nie. To szczególnie ważne przy dokumentach samochodowych, umowach, świadectwach, aktach stanu cywilnego czy dokumentach urzędowych, gdzie jeden brakujący element potrafi później zatrzymać całą sprawę. Im pełniejszy materiał trafia do tłumacza na początku, tym mniejsze ryzyko, że po drodze pojawią się niepotrzebne pytania i poprawki.
Tłumaczenie przysięgłe czy zwykłe – to warto ustalić od razu
Z punktu widzenia klienta dokument to po prostu dokument, ale dla tłumacza bardzo ważne jest to, do czego ma zostać użyty. Inaczej przygotowuje się tłumaczenie zwykłe, a inaczej tłumaczenie przysięgłe, które ma trafić do urzędu, sądu, notariusza, banku albo do formalnej procedury. Dlatego już przy wysyłaniu dokumentu dobrze dopisać jedną prostą informację: gdzie to tłumaczenie będzie składane albo do jakiego celu jest potrzebne. To od razu porządkuje sprawę i pozwala uniknąć sytuacji, w której klient zamawia zwykłe tłumaczenie, a później okazuje się, że potrzebna była wersja poświadczona. Taka drobna informacja na starcie naprawdę oszczędza czas.
Dane w dokumencie trzeba widzieć wyraźnie, nie domyślać się ich
W tłumaczeniu nie ma miejsca na zgadywanie. Jeżeli numer dokumentu, nazwisko, data, nazwa urzędu albo fragment pieczęci są niewyraźne, to od razu robi się problem. Czasem klient patrzy na dokument i „wie, co tam jest”, bo zna jego treść, ale tłumacz musi pracować na tym, co rzeczywiście widać. Dlatego tak ważne jest, żeby przed wysłaniem dokumentu po prostu spojrzeć na plik jeszcze raz i sprawdzić go na spokojnie. Czy wszystko da się odczytać bez przybliżania? Czy nic nie jest zamazane? Czy aparat nie złapał ostrości na stole zamiast na tekście? To są detale, ale to właśnie one często decydują o tym, czy tłumaczenie ruszy od razu, czy trzeba będzie wracać po nowe zdjęcia.
Jak przygotować dokument do tłumaczenia z niemieckiego?
Przy dokumentach niemieckich bardzo często pojawiają się pieczęcie, skróty, oznaczenia urzędowe, dopiski odręczne albo formularze z kilkoma polami obok siebie. Dlatego przy języku niemieckim szczególnie warto zadbać o jakość materiału. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów samochodowych, zaświadczeń, umów, aktów i różnego rodzaju pism urzędowych. Jeśli coś jest słabo widoczne, łatwo przeoczyć ważny szczegół, a później trzeba wracać do dokumentu jeszcze raz.
Z mojego doświadczenia jako tłumacza przysięgłego języka niemieckiego w Bytomiu wynika, że najlepiej sprawdzają się proste, dobrze przygotowane pliki: pełny skan albo wyraźne zdjęcie, komplet stron i krótka informacja, do czego tłumaczenie będzie potrzebne. Tyle naprawdę wystarcza, żeby cały proces przebiegł sprawnie.
Najprostsza zasada jest taka, że im lepiej przygotowany dokument, tym szybciej można przejść do konkretów. Nie trzeba wtedy dopytywać o brakujące strony, prosić o lepsze zdjęcia ani zgadywać, czy chodzi o tłumaczenie do urzędu, czy tylko do własnego użytku. To korzystne dla obu stron. Klient szybciej dostaje wycenę i termin, a tłumacz może od razu skupić się na samej pracy, zamiast tracić czas na porządkowanie materiałów.
Jeśli chcesz przygotować dokument do tłumaczenia dobrze za pierwszym razem, najlepiej po prostu przesłać czytelny komplet i od razu napisać, do czego tłumaczenie ma być potrzebne. Ja jako tłumacz przysięgły języka niemieckiego w Bytomiu na co dzień pracuję właśnie na takich materiałach i od razu po sprawdzeniu mogę powiedzieć, czy wszystko jest w porządku, jaka forma tłumaczenia będzie odpowiednia i jak szybko da się zamknąć temat.
